Hulpcentrum

Eerste stappen

1. Log in met je e-mailadres en wachtwoord. Wijzig bij de eerste keer inloggen je tijdelijke wachtwoord via het tandwieltje rechtsboven.
2. Het Overzicht is je startpunt: wat vertrekt er vandaag en morgen, welke meldingen vragen aandacht, en welke opties lopen af.
3. Via de tabs bovenin navigeer je naar vluchten, hotels, auto's, transfers en je klanten.

Boekingen importeren

De import-tab is het hart van het dashboard: je hoeft vrijwel nooit iets over te typen. Er zijn drie manieren:

1. Amadeus PNR plakken — kopieer de PNR-tekst en plak hem in het PNR-veld. Vluchten, stoelen, bagage en klasse komen automatisch mee.
2. Bevestigingsmail plakken — de mail van een leverancier (hotel, huurauto, transfer) plak je in het tekstveld.
3. PDF uploaden — sleep een boekingsbevestiging in het uploadvak. Dat mag een complete BAS-pdf zijn, maar net zo goed een e-ticket of bevestiging van een touroperator, luchtvaartmaatschappij of andere leverancier. Alle reisdiensten uit het document worden herkend, inclusief verkoopprijzen.

Na het analyseren zie je eerst een controlescherm: check de datums en bedragen, pas ze eventueel aan, en klik dan pas op Importeer. Staat er iets geks in? Dan kun je altijd annuleren.

Opties & dossiers bewaken

Optieboekingen (nog niet definitief) komen in het Opties-blok op het Overzicht. Boekingen uit één BAS-dossier worden gebundeld tot een dossierkaart; klik erop om de onderdelen te zien.

1. Keurt je klant de offerte goed? Klik Dossier definitief en alles wordt in één keer definitief.
2. Gaat de reis niet door? Klik Verwijder dossier en alle onderdelen verdwijnen samen.
3. Loopt een deadline binnen vier dagen af, dan verschijnt vanzelf een melding bovenaan. Wegklikken mag: wordt het urgenter, dan komt de melding terug.

Klanten beheren

Klanten ontstaan automatisch uit je boekingen: elke reiziger die in een import voorkomt verschijnt in de Klanten-tab. Je hoeft dus niets dubbel in te voeren.

1. Vul per klant gerust e-mail, telefoon en notities aan; die verschijnen ook op het reisdocument.
2. Zie je dezelfde persoon dubbel (bijvoorbeeld "C. Verhallen" en "Catharina Verhallen")? Het suggestiepaneel groepeert mogelijke duplicaten; met één vinkje voeg je ze samen. Er gaat nooit een boeking verloren.

Check-in overzicht

De Check-in-tab toont alle vluchten die de komende vijf dagen vertrekken, als afvinklijst. Per vlucht:

1. Klik op de incheck-knop: je springt direct naar de check-in-pagina van de juiste maatschappij.
2. Vink ingecheckt af zodra het gedaan is, zodat je team ziet wat er nog openstaat.

Omzet & marges

Je eigen omzetadministratie naast je back-office. Elke marge-regel toont ingeklapt het dossiernummer, de klant en je winst; klik voor de details.

1. Importeer je een document met prijzen, dan wordt de marge-regel automatisch aangemaakt met de verkoopprijzen ingevuld. Jij vult alleen de inkoop aan via de knop Bewerken.
2. Markeer regels als Zakelijk of Leisure en filter erop bovenin, zo zie je beide werelden apart.
3. Filter op periode voor je maand- of jaaroverzicht; de totalen bovenin rekenen mee.

Rapporten & CO2

Voor zakelijke klanten maak je met twee klikken een reisrapport per bedrijf of per reiziger: alle reizen in een periode, wat de klant betaalde, en de CO2-uitstoot en vliegkilometers erbij. Als nette pdf in jouw huisstijl, klaar om te mailen.

Reisdocument voor de klant

Vanuit de Klanten-tab maak je per klant een branded reisdocument: aankomende vluchten met stoelen en bagage, hotels, auto's en transfers, plus incheck-links en praktische reisinformatie.

1. Klik bij de klant op Reisdocument, kies welke boekingen erop moeten en voeg eventueel vrije regels toe.
2. Print naar pdf en mail hem naar je klant.

Reisplan-builder

Het visitekaartje richting je klant: een luxe, deelbaar reisplan met dag-tot-dag programma, foto's, kaart en praktische informatie. In twee korte filmpjes.

Je maakt een nieuw reisplan, kiest de klant, en klikt op Importeer boekingen. Dagen, locaties, reisperiode, reizigers, valuta en zelfs een persoonlijk woord vooraf worden dan automatisch voor je ingevuld.

Je kiest per dag een foto, voegt tips en activiteiten toe (of laat de AI titels en teksten schrijven), en publiceert. Je klant opent het reisplan via één link, op elk apparaat, zonder inlog.

Offertes maken & sluiten

Naast reisplannen (voor een geboekte reis) maak je met dezelfde builder ook offertes: een levendig reisvoorstel dat je klant online bekijkt, met prijs, upgrades en een akkoord-knop. Dit zit bij de reisplan-module inbegrepen. In twee korte filmpjes.

Kies bij Nieuw voor Offerte en upload het reisvoorstel van de touroperator (pdf, Word of Excel). Titel, dagen, hotels, prijzen en upgrades worden ingelezen; je controleert het prijsblok en klikt op Publiceren.

Je klant ziet de reissom, vinkt eventueel upgrades aan en klikt op Ik ga akkoord; jij krijgt een mailtje met de keuze. Daarna klik je op Maak definitief reisplan, en boek je de reis in BAS en importeer je de bevestiging in het dashboard.

Instellingen & huisstijl

1. Wachtwoord wijzigen: tandwieltje rechtsboven in het dashboard.
2. Huisstijl (logo, kleuren) wordt door ons voor je ingericht; wil je iets aanpassen, stuur een berichtje.
3. Contactgegevens op reisplannen (telefoon, e-mail, noodnummer) beheer je zelf via Agency-instellingen in de reisplan-builder.