Hulpcentrum

Eerste stappen

1. Log in met je e-mailadres en wachtwoord. Wijzig bij de eerste keer inloggen je tijdelijke wachtwoord via het tandwieltje rechtsboven, bij Jouw account. Daar zet je meteen ook tweestapsverificatie aan als je dat wilt; zie het laatste onderwerp.
2. Het Overzicht is je startpunt: wat vertrekt er vandaag en morgen, welke meldingen vragen aandacht, en welke opties lopen af.
3. Via de tabs bovenin navigeer je naar vluchten, hotels, auto's, transfers en je klanten.

Boekingen importeren

De import-tab is het hart van het dashboard: je hoeft vrijwel nooit iets over te typen. Er zijn drie manieren:

1. Amadeus PNR plakken — kopieer de PNR-tekst en plak hem in het PNR-veld. Vluchten, stoelen, bagage en klasse komen automatisch mee.
2. Bevestigingsmail plakken — de mail van een leverancier (hotel, huurauto, transfer) plak je in het tekstveld.
3. PDF uploaden — sleep een boekingsbevestiging in het uploadvak. Dat mag een complete BAS-pdf zijn, maar net zo goed een e-ticket of bevestiging van een touroperator, luchtvaartmaatschappij of andere leverancier. Alle reisdiensten uit het document worden herkend, inclusief verkoopprijzen.

Na het analyseren zie je eerst een controlescherm: check de datums en bedragen, pas ze eventueel aan, en klik dan pas op Importeer. Staat er iets geks in? Dan kun je altijd annuleren.

Opties & dossiers bewaken

Optieboekingen (nog niet definitief) komen in het Opties-blok op het Overzicht. Boekingen uit één BAS-dossier worden gebundeld tot een dossierkaart; klik erop om de onderdelen te zien.

1. Keurt je klant de offerte goed? Klik Dossier definitief en alles wordt in één keer definitief.
2. Gaat de reis niet door? Klik Verwijder dossier en alle onderdelen verdwijnen samen.
3. Loopt een deadline binnen vier dagen af, dan verschijnt vanzelf een melding bovenaan. Wegklikken mag: wordt het urgenter, dan komt de melding terug.

Klanten beheren

Klanten ontstaan automatisch uit je boekingen: elke reiziger die in een import voorkomt verschijnt in de Klanten-tab. Je hoeft dus niets dubbel in te voeren.

1. Vul per klant gerust e-mail, telefoon en notities aan; die verschijnen ook op het reisdocument.
2. Zie je dezelfde persoon dubbel (bijvoorbeeld "C. Verhallen" en "Catharina Verhallen")? Het suggestiepaneel groepeert mogelijke duplicaten; met één vinkje voeg je ze samen. Er gaat nooit een boeking verloren.

To-do & aanvragen

Het dashboard gaat over reizen die al geboekt zijn. Maar het werk begint eerder: een klant belt met een wens, jij vraagt iets aan bij een leverancier, en dan is het wachten. Dat stuk zat vroeger in je hoofd, in je mailbox of op een briefje. Daar is de To-do-tab voor.

1. Klik op Nieuwe taak, zet erbij om welke klant het gaat en wat er moet gebeuren, bijvoorbeeld "Hotel op Kreta aanvragen". In het notitieveld zet je wat de klant heeft doorgegeven: twee volwassenen en twee kinderen, all-inclusive, zeezicht.
2. Geef er een deadline aan mee als er haast bij is.
3. Schuif de taak door de vijf statussen: Nog te doen, In behandeling, In afwachting leverancier, Wacht op klant en Afgerond. Zo zie je meteen waar iets ligt: bij jou, bij de leverancier of bij je klant.

Afgeronde taken worden een jaar na afronding automatisch opgeruimd. Openstaande taken blijven altijd staan, hoe oud ook.

Check-in overzicht

De Check-in-tab toont alle vluchten die de komende vijf dagen vertrekken, als afvinklijst. Per vlucht:

1. Klik op de incheck-knop: je springt direct naar de check-in-pagina van de juiste maatschappij.
2. Vink ingecheckt af zodra het gedaan is, zodat je team ziet wat er nog openstaat.

Omzet & marges

Je eigen omzetadministratie naast je back-office. Elke marge-regel toont ingeklapt het dossiernummer, de klant en je winst; klik voor de details.

1. Importeer je een document met prijzen, dan wordt de marge-regel automatisch aangemaakt met de verkoopprijzen ingevuld. Jij vult alleen de inkoop aan via de knop Bewerken.
2. Markeer regels als Zakelijk of Leisure en filter erop bovenin, zo zie je beide werelden apart.
3. Filter op periode voor je maand- of jaaroverzicht; de totalen bovenin rekenen mee.
4. Klik op Vergelijk met vorig jaar en dezelfde periode van vorig jaar komt ernaast te staan. Bij elk bedrag zie je een pijltje met het verschil, zodat je in één oogopslag ziet of je voor- of achterloopt.

Rapporten & CO2

Voor zakelijke klanten maak je met twee klikken een reisrapport per bedrijf of per reiziger: alle reizen in een periode, wat de klant betaalde, en de CO2-uitstoot en vliegkilometers erbij. Als nette pdf in jouw huisstijl, klaar om te mailen.

Reisdocument voor de klant

Vanuit de Klanten-tab maak je per klant een branded reisdocument: aankomende vluchten met stoelen en bagage, hotels, auto's en transfers, plus incheck-links en praktische reisinformatie.

1. Klik bij de klant op Reisdocument, kies welke boekingen erop moeten en voeg eventueel vrije regels toe.
2. Print naar pdf en mail hem naar je klant.

Vluchtvoorstel & e-ticket

Twee documenten in jouw huisstijl, rechtstreeks vanaf de vluchtkaart. Ze vervangen losse Word-bestanden of TravelCase.

1. Voorstel staat op elke optieboeking. Je kiest de opties die de klant naast elkaar moet zien (bij meerdere data krijgt elke optie een eigen prijs), vult prijs, ticketfee, klasse, bagage, stoelkeuze en de voorwaarden in, en kiest Nederlands of Engels. Meerdere vluchten onder één boekingscode worden vanzelf één voorstel.
2. E-ticket verschijnt zodra de boeking definitief is. Boekingscode, reizigers met ticketnummers, vluchten, bagage en stoelen staan al ingevuld; jij geeft aan of wijzigen en annuleren kan en tegen welke kosten. De klant ziet meteen dat hij zijn naam moet controleren, hoe hij online incheckt en dat hij de app van de maatschappij kan gebruiken.

Na het maken verandert de knop in ✓ Voorstel verstuurd of ✓ E-ticket verstuurd, zodat je in één blik ziet wat al de deur uit is. Klik erop om het document opnieuw te maken.

Reisplan-builder

Het visitekaartje richting je klant: een luxe, deelbaar reisplan met dag-tot-dag programma, foto's, kaart en praktische informatie. In twee korte filmpjes.

Je maakt een nieuw reisplan, kiest de klant, en klikt op Importeer boekingen. Dagen, locaties, reisperiode, reizigers, valuta en zelfs een persoonlijk woord vooraf worden dan automatisch voor je ingevuld. Geen boeking in het dashboard? Upload dan de boekingsbevestiging als pdf (BAS, touroperator of airline), dan maakt de AI de reisdagen ook voor je.

Je kiest per dag een foto, voegt tips en activiteiten toe (of laat de AI titels en teksten schrijven), en publiceert. Je klant opent het reisplan via één link, op elk apparaat, zonder inlog. Na publiceren deel je het met één klik via WhatsApp of e-mail, of je kopieert de link. Klik je op Bekijk live terwijl het nog concept is, dan vraagt het systeem of je eerst wilt publiceren, zodat je nooit vergeet te delen.

Offertes maken & sluiten

Naast reisplannen (voor een geboekte reis) maak je met dezelfde builder ook offertes: een levendig reisvoorstel dat je klant online bekijkt, met prijs, upgrades en een akkoord-knop. Dit zit bij de reisplan-module inbegrepen. In twee korte filmpjes.

Kies bij Nieuw voor Offerte en lees de reis in uit een bestand. Er zijn twee situaties:

• Je verkoopt een reis van een touroperator door. Upload hun voorstel zoals je het kreeg (pdf, Word of Excel). Titel, dagen, hotels, prijzen en upgrades worden er automatisch uit gelezen.
• Je hebt de reis zelf samengesteld. Gebruik dan ons Excel template: je vult per regel een vlucht, hotel, transfer, activiteit of cruise in, en uploadt dat. Download het template. In het tabblad Uitleg staat hoe je het invult, ook voor een cruise met havens en tijden.

Daarna controleer je het prijsblok en klik je op Publiceren.

Je klant ziet de reissom, vinkt eventueel upgrades aan en klikt op Ik ga akkoord. Hij vult dan zijn naam en contactgegevens in, vinkt aan dat hij je algemene voorwaarden gelezen heeft en kan er een opmerking bij zetten. Dat bericht komt groen bovenaan in je dashboard te staan, bij de meldingen, en ook in de builder bij het reisplan zelf. Je hoeft dus niet op een mailtje te wachten: het staat in je dashboard, met de gekozen upgrades erbij. Heb je het afgehandeld, dan vink je de melding af.

Daarna klik je op Maak definitief reisplan. De deel-link blijft dezelfde, alleen ziet je klant vanaf dat moment het reisplan zonder prijs en zonder akkoord-knop; je hoeft hem dus niets opnieuw te sturen. Vervolgens boek je de reis in BAS en importeer je de bevestiging in het dashboard, voor je boekingen en je marge. Het reisplan zelf hoef je niet opnieuw te vullen, dat staat er al vanuit de offerte; vul daar alleen de boekingsnummers nog aan.

Publiceren en delen gaat net als bij een reisplan: met één klik via WhatsApp of e-mail. Je vaste voorwaarden, de link naar je algemene voorwaarden en je bijkomende kosten (bijvoorbeeld boekingskosten en calamiteitenfonds) stel je één keer in bij Agency-instellingen; die komen dan automatisch op elke offerte.

Instellingen & huisstijl

In de reisplan-builder vind je bovenin Agency-instellingen. Wat je daar één keer instelt, geldt voor al je reisplannen en offertes. Je hoeft het dus nooit per reis opnieuw te typen.

1. Contactgegevens (telefoon, e-mail, 24u-noodnummer) verschijnen onderaan elke share-page bij "Praktisch".
2. Voorwaarden / kleine lettertjes op offertes, bijvoorbeeld "onder voorbehoud van beschikbaarheid en prijswijzigingen, SGR". Je klant vinkt bij een akkoord aan dat hij ze gelezen heeft, en dat leggen we vast.
3. Standaard bijkomende kosten (bijvoorbeeld boekingskosten en calamiteitenfonds) die automatisch op elke nieuwe offerte komen, per offerte aanpasbaar.
4. Standaard reisinformatie: alles wat bij élke reis hetzelfde is. Denk aan paspoort en visum, vaccinaties, een creditcard voor de huurauto, stoelreserveringen, toeristenbelasting, kraanwater en stopcontacten, of wat te doen als een koffer niet aankomt. Dit komt op elk reisplan onder Praktisch, in het opklapblokje "Handige reisinformatie", en ook op het reisdocument. Eén keer typen, altijd goed.
5. Naam en foto van de adviseur en de logo-grootte op de share-page.

Je eigen account (wachtwoord en beveiliging) regel je via het tandwieltje rechtsboven in het dashboard, naast je e-mailadres. Zie het volgende onderwerp. Je huisstijl (logo, kleuren) richten wij voor je in; wil je iets veranderen, stuur een berichtje.

Je account beveiligen

In jouw dashboard staan de gegevens van je reizigers: namen, e-mailadressen, telefoonnummers, boekingscodes. Een wachtwoord alleen is daarvoor eigenlijk te weinig. Met tweestapsverificatie vragen we bij het inloggen ook om een code van zes cijfers uit een app op je telefoon. Die code verandert elke dertig seconden. Iemand die jouw wachtwoord heeft maar niet jouw telefoon, komt er dan niet in.

1. Klik rechtsboven in het dashboard op het tandwieltje naast je e-mailadres. Werk je alleen met reisplannen? Dan zit het onder Agency-instellingen, onderaan bij "Beveiliging van jouw account".
2. Klik op Instellen en daarna op Tweestapsverificatie aanzetten.
3. Er verschijnt een blokjescode. Scan die met een authenticator-app op je telefoon. Heb je er nog geen: Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password en Bitwarden werken allemaal. Lukt scannen niet, bijvoorbeeld omdat je op je telefoon zit, typ dan de sleutel eronder over in je app.
4. Je app toont nu zes cijfers. Vul die in ter bevestiging en klik op Bevestigen. Klaar.

Vanaf de volgende keer inloggen vul je eerst je e-mailadres en wachtwoord in, en daarna die zes cijfers. Bij elkaar kost dat een paar seconden extra.

1. Het is jouw keuze. Zet je het niet aan, dan verandert er niets en log je in zoals je gewend bent. Het geldt ook alleen voor jouw eigen inlog, niet voor je collega's.
2. Zonder die code komt er niets meer uit het dashboard, ook niet buiten het inlogscherm om. Dat is precies de bedoeling: de beveiliging zit in de database zelf en niet alleen in het scherm.
3. Doe het op je eigen telefoon, en niet op een toestel dat je met anderen deelt.
4. Nieuwe telefoon? Zet tweestapsverificatie eerst uit op je oude toestel, en daarna weer aan op je nieuwe. Dat scheelt gedoe.

Veelgestelde vragen

Korte antwoorden op wat bureaus ons het vaakst vragen. Klik op een vraag.