Alles wat je elke dag doet, op één plek
Reisregie vervangt je boekingssysteem niet. Het zorgt ervoor dat je overzicht houdt over alles wat loopt, en dat je binnen een paar minuten iets moois naar je klant stuurt.
Al je boekingen bij elkaar
Je vluchten, hotels, huurauto's, transfers en parkeerplaatsen staan allemaal in hetzelfde dashboard, met de stoelen, de bagage en de prijzen erbij. Een boeking zet je erin zoals je hem binnenkrijgt, dus je hoeft niets over te typen.
- Bevestigingen van touroperators, maatschappijen en hotels
- De regels die je uit je boekingssysteem kopieert
- Een foto of een screenshot van je scherm
- Een los e-ticket, of een heel dossier in één keer
- Opties, inclusief de deadline waarop ze verlopen
Bij een pakketreis komen alleen de onderdelen mee die echt geboekt zijn. Excursies die alleen in het reisschema staan, zet je er zelf bij in de reisplan-builder.
Jij hebt altijd het laatste woord
Voordat er iets wordt opgeslagen zie je alles netjes naast elkaar staan. De reizigers, de data, de boekingscodes en de prijzen. Klopt er iets niet, dan pas je het daar aan. En ook later kun je op elke kaart nog elk veld bijwerken.
De bevestiging van de maatschappij of de touroperator blijft natuurlijk leidend. Reisregie is een hulpmiddel dat je werk uit handen neemt, geen boekingssysteem.
Geen optie die je nog ontglipt
Al je lopende opties staan bij elkaar in een eigen blok, met de deadline er duidelijk bij. Vier dagen voordat er een verloopt krijg je een melding op je overzicht, dus je hebt altijd tijd om je klant nog even te bellen.
Heb je voor dezelfde groep meerdere datums in optie staan? Elke optie houdt zijn eigen boekingscode en prijs, zodat je ze rustig naast elkaar kunt leggen.
Je klantenbestand vult zichzelf
Iedereen die je inleest komt vanzelf in je klantenlijst te staan, met al zijn reizen eronder. Staat dezelfde persoon er twee keer in, dan wijst het dashboard dat aan en voeg je ze samen met één vinkje.
Zakelijke reizigers groepeer je per bedrijf, zodat je later in één keer een rapport over al hun reizen kunt maken.
In tien minuten een offerte om trots op te zijn
Dit is je visitekaartje naar buiten. Je maakt een reisplan of een offerte met een programma per dag, foto's van de plekken waar je klant komt en een kaart van de route. Bij een rondreis staat er per traject bij hoeveel kilometer het is en hoe lang je erover doet. Je klant weet dus meteen wat hem te wachten staat. Opmaken hoef je niet meer zelf te doen, dat regelt het systeem. Je klant opent het met één link, ook gewoon op zijn telefoon, zonder ergens in te loggen.
Je klant geeft zelf akkoord
Onder aan de offerte staat de reissom, met daarbij de upgrades die je klant kan aanvinken. Kiest hij er een, dan telt de prijs meteen voor hem mee. Zo hoeft hij niet te rekenen en jij niet opnieuw te mailen.
Zodra hij akkoord geeft zie je dat bovenaan in je dashboard staan en krijg je een mail. Daarna maak je er met één klik zijn definitieve reisplan van, op precies dezelfde link. Je klant raakt dus nooit iets kwijt.
Een vluchtvoorstel of e-ticket zo gedeeld
Vanaf elke vluchtkaart maak je in een paar seconden twee documenten in je eigen huisstijl. Het voorstel stuur je bij een optie, met de prijs en de deadline erop. Het e-ticket zodra alles definitief is, met de boekingscode, de ticketnummers en een link om in te checken.
Je maakt ze in het Nederlands of in het Engels, en verstuurt ze als pdf of als een opgemaakte mail. Losse Word-bestanden heb je niet meer nodig.
Eén document met de hele reis erin
In een paar tellen deel je een document waarop staat wanneer je klant vertrekt, waar hij naartoe vliegt en wat hij mee mag nemen. Zijn hotels, huurauto's en transfers staan eronder, met per maatschappij een link om in te checken. Wat je er zelf nog bij wilt zetten typ je erbij, en dat blijft bewaard voor de volgende keer.
Heeft je klant losse vouchers nodig voor een hotel, een transfer of een excursie? Die maak je per onderdeel, ook weer in je eigen huisstijl.
Overzicht over alles wat nog moet
Dit is het lijstje dat je maandagochtend wilt openslaan. Je ziet per taak of je nog op een leverancier wacht of op je klant, zodat je precies weet wie je moet achternabellen.
Taken met een deadline komen vanzelf op je overzicht te staan. Werk je met collega's, dan wijs je een taak toe en ziet iedereen wie er aan de beurt is.
Nooit meer iemand vergeten in te checken
Alle reizigers die de komende dagen vertrekken staan op één lijst. Naast elke vlucht zit een knop die je meteen naar de incheck-pagina van de juiste maatschappij brengt. Je vinkt af wat je gedaan hebt en ziet zo in één blik of iedereen netjes is ingecheckt.
Zien wat je verdient
Je houdt je eigen omzet bij, naast je back-office. De verkoopprijzen komen mee uit je boekingen, jij vult de inkoop aan. Daarna zie je meteen hoe je het doet ten opzichte van vorig jaar of een periode die je zelf kiest.
Rapporten voor je zakelijke klanten
Draai in een handomdraai een rapport uit over alle reizen van een bedrijf, met de kosten en de CO2-uitstoot erbij. Je kunt ook per bestemming of per leverancier kijken, en vooruit naar wat er nog op de planning staat. Steeds meer bedrijven moeten hun uitstoot verantwoorden. Als jij dat kant en klaar aanlevert, ben je meteen hun makkelijkste leverancier.
Veelgestelde vragen
Dit zijn de vragen die bureaus ons het vaakst stellen.
Hoe krijg ik mijn boekingen erin?
Zoals je ze binnenkrijgt. Een pdf, een e-ticket, een mail van het hotel of de regels uit je boekingssysteem. Ook een Word-, Excel- of PowerPoint-bestand werkt, net als een foto of een screenshot. In de reisplan-builder kun je ook een Wetu-link plakken. Alleen oude .doc- en .xls-bestanden gaan niet, sla die eerst opnieuw op.
Kan ik een foto of een screenshot importeren?
Ja. Maak een foto van je scherm of knip een screenshot en sleep die erin. Je ziet eerst wat het dashboard eruit gelezen heeft, zodat je kunt controleren of alles goed is overgenomen voordat het verder gaat.
Wat is het verschil tussen een optie en een bevestigde boeking?
Een optie heeft een deadline en staat in een eigen blok op je overzicht, met een melding vier dagen voordat hij verloopt. Een bevestigde boeking staat gewoon tussen je kaarten en telt mee in je overzichten en rapporten.
Waarom staat mijn huurauto bij de transfers?
Dat gebeurt als de bevestiging de auto als vervoer omschrijft. Je klant ziet er in het reisplan wel gewoon “Huurauto” bij staan, en je kunt het onderdeel zelf naar de auto-kaart verplaatsen.
Hoe werkt een cruise?
Een cruise komt erin als een verblijf aan boord, met het vaarschema erbij. In het reisplan rolt hij de havens uit over de dagen, zodat je klant per dag ziet waar het schip ligt.
Kan ik een datum of boekingscode aanpassen na de import?
Ja, op elke kaart zit een bewerkknop. Bij vluchten pas je daar ook de stoelen, de bagage en de klasse aan, en die gegevens komen meteen mee in het vluchtvoorstel en het e-ticket.
Hoe komt een prijs op de offerte?
Je vult de reissom in, per persoon of voor de hele reis, en zet erbij wat er wel en niet bij zit. Upgrades geef je hun eigen prijs. Vinkt je klant er een aan, dan rekent de pagina de nieuwe som meteen voor hem uit.
Mijn klant heeft akkoord gegeven, wat nu?
Je ziet zijn reactie bovenaan je dashboard staan, met de upgrades die hij koos en zijn eventuele opmerking, en je krijgt er een mail van. Met één knop maak je er daarna zijn definitieve reisplan van. De link die hij heeft blijft gewoon werken.
Waar komen de foto's vandaan en mag ik ze gebruiken?
Uit de fotobank van Unsplash en uit Google Places voor hotels en plekken. Die mag je gewoon gebruiken, en de naam van de fotograaf komt vanzelf onder de foto te staan. Heb je zelf mooie foto's, dan upload je die.
Kan ik mijn logo en kleuren zelf instellen?
Ja, dat doe je zelf bij de instellingen. Je uploadt je logo, kiest je hoofd- en accentkleur en ziet meteen een voorbeeld van hoe het eruitziet. Bevalt het niet, dan zet je de vorige versie met één klik terug.
Werkt het op mijn telefoon?
Het dashboard werkt op een tablet en op je telefoon, maar is echt gemaakt voor een groot scherm. Wat je klant krijgt is juist voor de telefoon gemaakt, want daar opent hij het onderweg.
Hoe lang blijven gegevens bewaard?
Een jaar na de reis worden de gegevens van reizigers geanonimiseerd. De reis blijft in je cijfers staan, de persoonsgegevens verdwijnen. Facturen bewaren we zeven jaar, dat moet van de belastingdienst. Meer op de veiligheidspagina.
Kan een ander bureau mijn gegevens zien?
Nee. Elk bureau heeft een eigen afgeschermde omgeving, en alles staat in Europa. Meer daarover op de veiligheidspagina.
Moet ik tweestapsverificatie aanzetten?
Het kan en we raden het aan. Er zijn geen herstelcodes. Raak je je telefoon kwijt, dan zetten wij het voor je uit zodra we zeker weten dat jij het bent.
Liever even zien dan lezen?
In een half uur lopen we het samen door met een boeking van jou. Daarna weet je precies of het bij je past.
Of start meteen een gratis proef
Liever mailen? info@reisregie.nl